A guia de recolhimento do FGTS é um documento essencial para empresas que precisam cumprir com suas obrigações junto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Se você é empreendedor e não sabe como imprimir guia de recolhimento do FGTS de forma correta, saiba que esse processo é mais simples do que parece — e dominar essa tarefa evita multas e problemas com a fiscalização. A maioria dos pequenos negócios erra justamente por desconhecer os passos ou tentar fazer sem as ferramentas certas.
O FGTS deve ser recolhido mensalmente, e a guia impressa é o comprovante oficial desse pagamento perante o governo. Dependendo do seu regime tributário e da forma como sua empresa está registrada, o processo pode variar um pouco, mas a boa notícia é que as plataformas disponibilizadas pela Caixa Econômica Federal tornaram isso bem acessível. Você pode gerar e imprimir a guia diretamente do seu computador, sem necessidade de ir a uma agência bancária.
Neste guia, vamos mostrar exatamente como fazer isso passo a passo, quais são os dados que você precisa ter em mãos e como evitar erros comuns que podem atrasar o reconhecimento do seu recolhimento.
O Que É a Guia de Recolhimento do FGTS e Para Que Serve
A guia de recolhimento do FGTS é o documento por meio do qual empregadores efetuam o depósito mensal obrigatório do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço em benefício dos seus trabalhadores. Toda empresa que mantém funcionários com carteira assinada precisa depositar 8% do salário bruto de cada um até o dia 20 de cada mês — e esse pagamento é realizado justamente por meio desse documento. Para compreender melhor o conceito antes de partir para a prática, vale conferir o que é guia de recolhimento do FGTS e de que forma ela se encaixa nas obrigações trabalhistas da sua empresa.
O FGTS funciona como uma reserva financeira do trabalhador, passível de saque em situações específicas: demissão sem justa causa, aposentadoria, aquisição de imóvel, doenças graves, entre outras. Do ponto de vista do empregador, o recolhimento correto e pontual evita multas, juros e autuações fiscais. Empresas inadimplentes ficam impedidas de obter certidões negativas de débito, o que trava financiamentos, licitações e outros processos administrativos.
Além do recolhimento mensal, existe a guia rescisória, emitida quando o vínculo empregatício é encerrado. Cada situação exige um tipo específico de documento, com prazos e sistemas distintos — e é exatamente isso que será detalhado a seguir.
Tipos de Guia de Recolhimento do FGTS: Qual Você Precisa Emitir?
Guia de Recolhimento Mensal (GRF) — Para Empregadores
A GRF (Guia de Recolhimento do FGTS) é o documento padrão para o depósito mensal de 8% do salário de cada empregado. Ela era gerada pelo sistema SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e encaminhada à Caixa Econômica Federal. Com a implantação do FGTS Digital em março de 2024, a GRF tradicional foi substituída por um novo modelo gerado diretamente no portal do governo federal, de forma automatizada a partir das informações declaradas no eSocial.
Guia de Recolhimento Rescisório (GRRF) — Para Rescisão de Contrato
A GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS) é emitida quando há encerramento do contrato de trabalho. Ela contempla os valores de FGTS referentes ao mês da rescisão e, nos casos de demissão sem justa causa, também a multa de 40% sobre o saldo total do fundo. O prazo para quitação é de até 10 dias corridos após a data da rescisão. A GRRF é gerada por um sistema específico da Caixa Econômica Federal ou pelo próprio FGTS Digital, conforme o perfil da empresa.
Guia de Recolhimento pelo FGTS Digital — Sistema Atual
O FGTS Digital é a plataforma do governo federal que unificou e modernizou todo o processo de recolhimento do fundo. Integrado ao eSocial, o sistema produz as guias automaticamente com base nas informações de folha de pagamento já declaradas pelo empregador. Desde março de 2024, todas as empresas obrigadas ao eSocial devem utilizar o FGTS Digital para emitir e quitar suas guias. O portal está disponível em fgtsdigital.sistema.gov.br.
Como Imprimir a Guia de Recolhimento do FGTS pelo FGTS Digital (Passo a Passo)
Pré-requisitos: Certificado Digital ou Conta Gov.br
Para acessar o FGTS Digital, o empregador precisa de uma das duas formas de autenticação: certificado digital (e-CNPJ ou e-CPF, padrão ICP-Brasil) ou conta Gov.br com nível de segurança Prata ou Ouro. Contas com nível Bronze não têm acesso ao sistema. Caso ainda não possua certificado digital e precise elevar o nível da sua conta Gov.br, isso pode ser feito pelo aplicativo Gov.br com validação biométrica ou presencialmente em bancos credenciados.
Passo 1 — Acesse o Portal FGTS Digital (fgtsdigital.sistema.gov.br)
Abra o navegador e acesse fgtsdigital.sistema.gov.br. A página inicial apresenta as opções de login. Certifique-se de estar utilizando um navegador atualizado — Chrome e Firefox são os mais compatíveis — e de que o plugin de certificado digital está instalado, caso opte pelo e-CNPJ ou e-CPF.
Passo 2 — Faça Login com Certificado Digital ou Gov.br
Clique em “Entrar com Gov.br” ou selecione a opção de certificado digital. Ao usar o Gov.br, insira seu CPF, senha e conclua a autenticação de dois fatores. Após o login, o sistema identificará automaticamente o CNPJ vinculado ao seu perfil. Contadores ou responsáveis por múltiplas empresas devem utilizar a funcionalidade de procuração eletrônica para acessar o CNPJ do cliente desejado.
Passo 3 — Localize a Competência e Gere a Guia
No painel principal, acesse o menu “Recolhimento” e, em seguida, “Emitir Guia”. Selecione o período de competência desejado (mês e ano). O sistema buscará automaticamente os dados de folha já declarados no eSocial e calculará o valor total a recolher. Antes de confirmar, verifique as informações: CNPJ, competência, número de trabalhadores e montante total. Havendo divergência, o problema provavelmente está nos dados enviados ao eSocial — corrija-os lá antes de prosseguir com a emissão.
Passo 4 — Imprima ou Salve o PDF da Guia de Recolhimento
Após confirmar os dados, clique em “Gerar Guia”. O sistema produzirá um arquivo PDF com o código de barras para pagamento. É possível imprimir diretamente pelo navegador (Ctrl+P) ou salvar o PDF no computador para quitação via internet banking. A guia possui prazo de vencimento — geralmente até o dia 20 do mês seguinte à competência. Se essa data cair em fim de semana ou feriado, o prazo é automaticamente prorrogado para o próximo dia útil.
Como Imprimir a Guia de Recolhimento do FGTS pelo SEFIP/GRF (Sistema Antigo)
Quando Ainda Se Usa o SEFIP para Gerar a GRF
O SEFIP ainda é utilizado para recolhimentos de competências anteriores a março de 2024, isto é, para regularizar débitos retroativos de períodos em que o FGTS Digital ainda não estava em operação. Empresas que precisam quitar valores atrasados de 2023, por exemplo, devem recorrer ao SEFIP para gerar a GRF referente àquele período. A Caixa Econômica Federal mantém o sistema disponível exclusivamente para essa finalidade.
Passo a Passo para Gerar e Imprimir a GRF pelo SEFIP
- Baixe e instale o SEFIP no site da Caixa Econômica Federal (caixa.gov.br), na seção de downloads para empresas.
- Abra o programa e selecione a competência desejada.
- Importe o arquivo SEFIP gerado pelo seu sistema de folha de pagamento ou preencha manualmente os dados dos trabalhadores.
- Após o processamento, o sistema produzirá a GRF com o código de barras para pagamento.
- Clique em “Imprimir GRF” ou exporte o documento para PDF.
Para competências a partir de março de 2024, o SEFIP não é mais aceito — utilize exclusivamente o FGTS Digital.
Como Imprimir a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) pela CAIXA
Acesso ao Portal da CAIXA para Emissão da GRRF
A GRRF pode ser emitida pelo portal da Caixa Econômica Federal em caixa.gov.br, na área destinada a empresas, ou pelo FGTS Digital para empregadores já migrados ao novo sistema. No portal da Caixa, acesse “Para sua Empresa” > “FGTS” > “GRRF”. Será necessário informar o CNPJ da empresa, o NIS (PIS/PASEP) do trabalhador, a data de rescisão e o motivo do desligamento. O sistema calculará automaticamente o valor a recolher, incluindo a multa rescisória quando aplicável.
Prazo para Pagamento da GRRF Após a Rescisão
O prazo legal para quitação da GRRF é de até 10 dias corridos contados a partir da data de rescisão do contrato. O descumprimento desse prazo acarreta multa de mora e juros sobre o valor devido, além de expor a empresa a ações trabalhistas. Atenção: a contagem considera dias corridos, não úteis — finais de semana e feriados estão incluídos no cômputo.
Como Imprimir Guia de Recolhimento do FGTS para Empregado Doméstico
O recolhimento do FGTS para empregados domésticos é realizado pelo eSocial Doméstico, portal específico disponível em esocial.gov.br/donos-de-casa. O empregador doméstico (pessoa física) acessa o sistema com CPF e senha Gov.br, cadastra o empregado e registra as informações de remuneração mensalmente. O sistema gera automaticamente o DAE (Documento de Arrecadação do eSocial), que reúne em um único documento o FGTS, a contribuição previdenciária do empregado e do empregador, e o seguro contra acidente de trabalho.
Para imprimir o DAE, acesse o eSocial Doméstico, vá em “Pagamentos” > “DAE”, selecione a competência e clique em “Emitir”. O documento é gerado em PDF e pode ser quitado em qualquer banco ou lotérica. A alíquota do FGTS para domésticos é de 8%, idêntica à aplicada aos demais vínculos empregatícios.
Como Reimprimir uma Guia de Recolhimento do FGTS Já Emitida
Reimpressão pelo FGTS Digital
Se a guia já foi gerada pelo FGTS Digital e é necessário obtê-la novamente, acesse o portal em fgtsdigital.sistema.gov.br, faça login e navegue até “Recolhimento” > “Consultar Guias”. Localize a competência desejada, clique sobre ela e selecione “Visualizar/Imprimir”. O PDF original será exibido. Atenção: se a guia estiver vencida, o código de barras não terá mais validade — nesse caso, será necessário emitir uma versão atualizada.
Reimpressão pelo Site da CAIXA
Para documentos emitidos pelo sistema antigo (SEFIP/GRF) ou pela GRRF, acesse caixa.gov.br, navegue até a área de FGTS para empresas e utilize a opção “Segunda Via de Guia”. Informe o CNPJ e a competência. Caso o documento esteja vencido, o sistema da Caixa realiza a atualização automática do boleto, incorporando os encargos calculados até a nova data de pagamento.
Como Emitir Guia de Recolhimento do FGTS para Parcelamento de Débitos
Empresas com débitos de FGTS em atraso podem solicitar parcelamento diretamente na Caixa Econômica Federal ou pelo FGTS Digital, conforme a origem do débito. O parcelamento é regulamentado pela Lei nº 9.012/1995 e permite que a empresa quite os valores em até 60 parcelas mensais, com incidência de juros e multa sobre o montante devido.
Para formalizar o pedido, o empregador deve comparecer a uma agência da Caixa com a documentação da empresa ou, no caso de débitos no FGTS Digital, acessar o portal e verificar a disponibilidade da opção de parcelamento no menu de débitos. Após a aprovação, o sistema gera guias mensais individuais para cada parcela, que devem ser pagas até o vencimento para manter o acordo vigente. O não pagamento de três parcelas consecutivas cancela o parcelamento e restaura o débito integral.
Erros Comuns ao Gerar a Guia de Recolhimento do FGTS e Como Resolver
Guia Não Aparece no Sistema — O Que Fazer
Quando a guia não aparece no FGTS Digital, o problema quase sempre está no eSocial: os eventos de folha de pagamento da competência não foram transmitidos ou apresentam erro de validação. Acesse o eSocial, verifique o status dos eventos S-1200 (Remuneração) e S-1299 (Fechamento de Folha) e corrija as inconsistências identificadas. Após a transmissão bem-sucedida, aguarde até 24 horas para que o FGTS Digital atualize as informações e o documento fique disponível para emissão.
Guia Vencida — Como Atualizar o Boleto
Documentos vencidos não podem ser quitados com o código de barras original. No FGTS Digital, acesse a guia vencida e selecione “Atualizar Guia” — o sistema recalcula os encargos (juros de mora de 0,5% ao mês + atualização pela TR) e gera um novo código de barras válido. Pelo site da Caixa, a segunda via já é disponibilizada automaticamente com os valores atualizados.
Valor Incorreto na Guia — Como Corrigir
Um valor divergente na guia indica que as informações de remuneração no eSocial estão incorretas. Corrija os eventos de folha (retificação dos eventos S-1200 ou S-1210), aguarde o processamento e, na sequência, cancele o documento incorreto no FGTS Digital e emita um novo. Nunca quite uma guia com valor errado sem antes ajustar a base de cálculo — o pagamento a menor gera débito residual com multa, enquanto o pagamento a maior exige processo de restituição junto à Caixa.
Onde Pagar a Guia de Recolhimento do FGTS Após a Impressão
A guia de recolhimento do FGTS pode ser paga em qualquer banco, correspondente bancário ou lotérica do país, mediante o código de barras impresso no documento. O pagamento também é aceito por internet banking ou aplicativo bancário, digitando ou escaneando o código. Não há obrigatoriedade de pagamento exclusivamente na Caixa Econômica Federal — qualquer instituição financeira aceita o boleto.
Para pagamentos de valores elevados, verifique o limite diário de transferências e pagamentos do seu internet banking e, se necessário, solicite ampliação temporária junto ao banco. Após a quitação, guarde o comprovante: ele é o principal documento que atesta o recolhimento em caso de fiscalização ou reclamação trabalhista. Assim como ocorre com outras guias de recolhimento, a organização dos comprovantes integra a rotina contábil indispensável de qualquer empresa.
Manter o FGTS em dia figura entre as obrigações mais críticas para empregadores de qualquer porte. Empresas que enfrentam dificuldades para acompanhar prazos, emitir documentos corretamente ou conciliar as informações entre eSocial e FGTS Digital tendem a se beneficiar do suporte de uma assessoria contábil especializada — especialmente micro e pequenas empresas que não dispõem de equipe interna dedicada a essas rotinas.
