Como instalar certificado digital para emissão de nota fiscal?

Saber como instalar certificado digital para emissão de nota fiscal é uma dúvida comum entre micro e pequenos empresários que estão migrando para a gestão online. Sem esse passo, a sua empresa fica impedida de emitir documentos fiscais eletronicamente, o que pode travar vendas, gerar multas e atrasar a rotina do negócio. A boa notícia é que o processo é mais simples do que parece, especialmente quando você conta com a orientação certa.

Na prática, a instalação exige atenção a alguns detalhes técnicos, como a escolha entre o certificado A1 (arquivo no computador) e o A3 (dispositivo físico ou nuvem), além da configuração correta no sistema emissor. Muitos empreendedores perdem horas tentando resolver sozinhos, mas com um passo a passo claro, é possível concluir a instalação em poucos minutos e voltar a focar no que realmente importa: vender e crescer.

Pensando em simplificar a sua rotina contábil, preparamos este guia direto ao ponto para você instalar o certificado sem dor de cabeça. Aqui, você encontra o caminho prático, sem termos técnicos complicados, para garantir que a sua emissão de notas fique 100% regularizada e o seu negócio continue operando com segurança e agilidade.

O que é um Certificado Digital e por que ele é obrigatório para emitir Nota Fiscal Eletrônica

O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica que autentica a empresa perante a Secretaria da Fazenda e a Receita Federal. Sem ele, o sistema de emissão de NF-e não consegue comprovar juridicamente quem está gerando o documento fiscal, o que inviabiliza a transmissão do arquivo XML para a SEFAZ. Desde a implantação do projeto NF-e em 2006, a assinatura digital passou a ser exigida para garantir integridade, autenticidade e não repúdio das operações comerciais registradas.

Na prática, o certificado substitui o antigo talão de notas em papel por um mecanismo criptográfico que valida cada operação em tempo real. Quando a empresa emite uma nota, o certificado assina digitalmente o arquivo com uma chave privada única, permitindo que o fisco confirme a identidade do emissor. Empresas do Simples Nacional, MEIs que emitem NF-e e optantes pelo regime normal precisam do certificado para operar dentro da legalidade — a ausência dele gera rejeição automática da nota no ambiente autorizador.

Diferença entre Certificado Digital A1 e A3 para emissão de NF-e

O modelo A1 é um arquivo digital instalado diretamente no computador ou servidor, com validade média de 1 ano e sem dependência de hardware externo. Ele é gerado e armazenado em formato .pfx ou .p12, sendo ideal para quem emite alto volume de notas porque permite automação e integração direta com sistemas de gestão. A desvantagem é a portabilidade limitada: se o computador for formatado sem backup, o certificado é perdido e precisa ser reemitido.

O modelo A3, por outro lado, fica gravado em mídia criptográfica física — token USB ou cartão com leitora — e possui validade de até 3 anos, conforme regulamentação da ICP-Brasil. A chave privada nunca sai do dispositivo, o que aumenta a segurança contra cópias indevidas e ataques virtuais. Para emissão esporádica ou uso em múltiplos computadores, o A3 é mais flexível, embora exija a instalação de drivers específicos e a presença física do dispositivo a cada acesso.

Qual tipo de certificado escolher: e-CNPJ ou NF-e específico

O e-CNPJ é o certificado completo da pessoa jurídica, emitido no padrão ICP-Brasil, que serve tanto para emissão de nota fiscal quanto para acessar o e-CAC, assinar contratos digitais e transmitir declarações como ECD e ECF. Já o chamado “certificado NF-e” é uma variação comercial do e-CNPJ que, na prática, possui as mesmas propriedades técnicas, mas é comercializado com foco exclusivo em quem só precisa emitir notas. A diferença real está no preço e na abrangência de uso.

• e-CNPJ A1: arquivo digital, 1 ano de validade, uso em múltiplos sistemas fiscais
• e-CNPJ A3: token ou cartão, 3 anos de validade, maior segurança física
• Certificado NF-e: funcionalidade restrita à emissão fiscal, custo geralmente menor
• e-CPF: necessário apenas para o responsável legal assinar procurações e atos societários

Micro e pequenas empresas que já contam com suporte contábil ativo costumam optar pelo e-CNPJ A1 pela praticidade de integração com ERPs. Antes de decidir, vale consultar o contador sobre quais obrigações acessórias a empresa precisa transmitir, pois o certificado restrito pode exigir uma segunda aquisição em menos de seis meses. Para entender melhor o fluxo fiscal completo, veja o que é emissão de nota fiscal e como ela se conecta às demais rotinas tributárias.

Como obter um Certificado Digital para emissão de Nota Fiscal

A emissão do certificado digital segue um processo padronizado pela ICP-Brasil, que credencia Autoridades Certificadoras (ACs) como Serasa Experian, Certisign, Soluti e Valid. O procedimento envolve validação presencial ou por videoconferência, pagamento da taxa e emissão do par de chaves criptográficas. O prazo médio entre a solicitação e a liberação do certificado varia de 1 a 3 dias úteis, dependendo da AC e da modalidade de validação escolhida.

Os valores praticados no mercado em 2025 giram entre R$ 150 e R$ 400 para o A1 e entre R$ 250 e R$ 600 para o A3, considerando a validade estendida. A variação depende da AC, da inclusão de mídia criptográfica e de serviços adicionais como suporte técnico. Empresas optantes pelo Simples Nacional não possuem isenção automática — o custo do certificado é integralmente assumido pelo contribuinte, embora possa ser deduzido como despesa operacional.

Passo a passo para solicitar o certificado em uma Autoridade Certificadora (AC)

1. Escolha a AC credenciada e selecione o tipo de certificado (A1 ou A3, e-CNPJ ou NF-e)
2. Preencha o formulário de solicitação com os dados da empresa e do responsável legal
3. Agende a validação presencial em um ponto de atendimento ou por videoconferência
4. Apresente os documentos originais exigidos e realize a coleta biométrica
5. Efetue o pagamento da taxa e aguarde a emissão do certificado
6. Receba o arquivo .pfx (A1) ou a mídia criptográfica com PIN (A3)

Como adquirir o certificado pelo Portal Gov.br

O Portal Gov.br não emite diretamente o certificado digital ICP-Brasil, mas funciona como porta de entrada para redirecionar o usuário às ACs credenciadas e validar a identidade digital. O fluxo oficial exige login com conta Gov.br nível prata ou ouro, que pode ser obtido por biometria facial, validação bancária ou certificado digital anterior. A partir daí, o interessado acessa o serviço “Certificado Digital” e escolhe a autoridade certificadora vinculada.

Para quem já possui conta Gov.br ouro, a validação por videoconferência dispensa o deslocamento físico, agilizando o processo. O custo não muda em relação à compra direta na AC, mas o portal centraliza o histórico de solicitações e facilita a renovação. Após a emissão, o certificado fica disponível para download no painel da AC ou é enviado por correio no caso do A3.

Documentos necessários para emitir o certificado digital como pessoa jurídica

• Cartão CNPJ atualizado ou comprovante de inscrição no CNPJ
• Contrato social consolidado ou última alteração registrada na Junta Comercial
• Documento de identidade oficial com foto do responsável legal (RG, CNH ou passaporte)
• CPF do responsável legal e, se houver, do procurador designado
• Comprovante de endereço comercial recente (até 90 dias)
• Procuração pública ou particular com firma reconhecida, quando aplicável

A validação presencial exige que o responsável legal apresente os originais, não sendo aceitas cópias simples. Em caso de videoconferência, os documentos são exibidos em tempo real e capturados pela AC para auditoria. Empresas com mais de um sócio administrador podem designar apenas um representante, desde que conste no contrato social ou em procuração específica.

Como instalar o Certificado Digital A1 no computador (passo a passo completo)

O certificado A1 chega ao usuário como um arquivo com extensão .pfx ou .p12, protegido por senha definida durante a solicitação. A instalação consiste em importar esse arquivo para o repositório de certificados do sistema operacional, tornando-o disponível para navegadores, emissores de NF-e e ERPs. O procedimento é irreversível no sentido de que, uma vez importado, o certificado passa a residir na máquina — por isso, mantenha uma cópia de backup em local seguro.

Antes de iniciar, feche todos os navegadores e sistemas fiscais abertos. A senha do arquivo .pfx é a mesma criada no momento da compra e não deve ser confundida com a senha do token A3. Caso o arquivo tenha sido recebido por e-mail, salve-o em uma pasta local antes da importação para evitar falhas de leitura em anexos temporários.

Instalando o certificado A1 no Windows (Gerenciador de Certificados)

1. Localize o arquivo .pfx ou .p12 no Explorer e dê duplo clique sobre ele
2. No assistente de importação, selecione “Usuário Atual” e clique em Avançar
3. Confirme o caminho do arquivo e informe a senha criada na compra
4. Marque a opção “Marcar esta chave como exportável” para permitir backup futuro
5. Escolha “Selecionar automaticamente o repositório de certificados” e conclua
6. Reinicie o navegador para que o certificado seja carregado no perfil atual

O Windows armazena o certificado no repositório “Pessoal” do usuário, acessível via certmgr.msc ou pelo console MMC. Para uso em serviços que rodam como sistema, como alguns emissores automáticos, pode ser necessário importar também no repositório da máquina local. Nesse caso, execute o certlm.msc como administrador e repita o processo selecionando “Conta de computador”.

Instalando o certificado A1 no macOS

No macOS, a instalação é feita pelo aplicativo Acesso às Chaves, que gerencia tanto certificados quanto chaves privadas. Dê duplo clique no arquivo .pfx e o sistema abrirá automaticamente o assistente de importação, solicitando a senha do certificado. O item será adicionado à categoria “Meus Certificados” e ficará disponível para o Safari, Chrome e aplicativos que usam o Keychain.

Após importar, clique com o botão direito sobre o certificado e selecione “Obter Informações”. Na aba “Confiança”, altere a opção para “Sempre Confiar” caso o navegador exiba alertas de certificado não confiável durante a emissão de NF-e. Essa configuração é especialmente relevante para quem usa o Emissor Web da SEFAZ no Safari, que valida a cadeia de confiança de forma mais rígida.

Verificando se a instalação foi concluída com sucesso

O teste mais confiável é acessar um portal que exija autenticação por certificado, como o e-CAC da Receita Federal ou o ambiente nacional da NF-e. Se o navegador listar o certificado na tela de seleção, a instalação foi bem-sucedida. No Windows, também é possível validar pelo Gerenciador de Certificados: o certificado deve aparecer na pasta “Pessoal” com a chave privada associada, indicada por um ícone de chave ao lado do nome.

• No Windows: execute certmgr.msc e confira a pasta “Pessoal > Certificados”
• No macOS: abra o Acesso às Chaves e verifique se o certificado não exibe um “X” vermelho
• No navegador: acesse as configurações de certificados e confirme a presença do A1
• Teste prático: tente acessar o e-CAC ou o emissor da SEFAZ do seu estado

Como instalar o Certificado Digital A3 (token ou cartão) no computador

O certificado A3 exige a instalação de drivers e módulos criptográficos antes de ser reconhecido pelo sistema. O token USB ou a leitora de cartão funciona como um cofre físico: a chave privada permanece dentro do dispositivo e o computador apenas envia comandos de assinatura. Sem o driver correto, o sistema operacional enxerga o hardware como dispositivo desconhecido e o certificado não aparece na lista de seleção.

Os fabricantes mais comuns no Brasil são SafeNet, Aladdin, Gemalto e Certisign, cada um com seu pacote de instalação específico. A recomendação é baixar o driver diretamente do site da Autoridade Certificadora que emitiu o certificado, evitando versões desatualizadas de repositórios genéricos. Após instalar o driver, conecte o token e aguarde o sistema reconhecer o dispositivo antes de abrir o navegador.

Instalando os drivers do token ou leitora de cartão

1. Identifique o fabricante do token ou leitora gravado no corpo do dispositivo
2. Acesse a área de download da AC emissora e localize o driver correspondente
3. Execute o instalador como administrador e aceite os termos de licença
4. Conecte o token USB ou insira o cartão na leitora somente após a instalação
5. Aguarde o Windows ou macOS reconhecer o dispositivo no Gerenciador de Dispositivos
6. Abra o software do token para confirmar que o certificado está legível

Configurando o A3 no navegador e no sistema operacional

O Chrome e o Edge no Windows reconhecem o A3 automaticamente após a instalação do driver, pois utilizam o repositório nativo do sistema. No Firefox, é necessário habilitar o módulo de segurança manualmente: acesse Configurações > Privacidade e Segurança > Dispositivos de Segurança e carregue o arquivo .dll do driver do token, geralmente localizado na pasta de instalação do fabricante. Sem essa etapa, o Firefox não exibirá o certificado A3 na seleção.

No macOS, o Safari e o Chrome dependem do reconhecimento do token pelo Acesso às Chaves, que ocorre de forma automática para dispositivos PKCS#11 compatíveis. Caso o certificado não apareça, instale o middleware específico do fabricante para macOS e reinicie o navegador. O PIN do token é definido na primeira utilização e pode ser alterado pelo software do fabricante, com bloqueio após três tentativas incorretas consecutivas.

Como vincular o Certificado Digital ao Emissor de NF-e (SEFAZ)

Após instalar o certificado no computador, é preciso vinculá-lo ao emissor de NF-e da Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está registrada. Cada estado possui seu próprio emissor, mas o padrão nacional define que o certificado é selecionado no momento da configuração do perfil do contribuinte. Sem esse vínculo, o emissor não consegue assinar o XML e a nota é rejeitada com o código de erro 290 ou 291, referente a certificado não encontrado.

O vínculo é feito uma única vez por certificado, mas precisa ser refeito a cada renovação. Sistemas emissores gratuitos, como o da SEFAZ-SP, armazenam a referência ao certificado no perfil do usuário, enquanto ERPs comerciais mantêm a configuração em suas próprias tabelas. Para empresas que emitem notas com frequência, o ideal é padronizar o certificado A1 em uma máquina dedicada e configurar o emissor para uso automático.

Configurando o certificado no Emissor de NF-e da SEFAZ-SP

No emissor gratuito da SEFAZ-SP, o certificado é configurado na tela de “Configurações” ou “Preferências”, acessível pelo menu superior do aplicativo. O sistema lista automaticamente os certificados instalados no repositório do Windows, tanto A1 quanto A3, e permite selecionar aquele que será usado para assinar as notas. Após a seleção, o emissor valida a cadeia de certificação e exibe a data de validade do certificado escolhido.

É importante que o certificado selecionado seja do CNPJ emissor da nota. Caso a empresa possua filiais com CNPJs distintos, cada unidade precisa de seu próprio certificado e perfil de configuração no emissor. O teste final é gerar uma nota em ambiente de homologação, que não possui valor fiscal, antes de emitir em produção — isso evita rejeições que podem comprometer o prazo de faturamento.

Vinculando o certificado A1 no Emissor NF-e: passo a passo detalhado

1. Abra o emissor de NF-e e acesse o menu de configurações ou preferências
2. Localize a seção “Certificado Digital” e clique em “Buscar certificados instalados”
3. Selecione o certificado A1 com o CNPJ da empresa na lista exibida
4. Informe a senha do arquivo .pfx quando solicitado pelo emissor
5. Clique em “Testar certificado” para validar a assinatura digital
6. Salve as configurações e reinicie o emissor para aplicar as alterações

Vinculando o certificado A3 no Emissor NF-e: passo a passo detalhado

1. Conecte o token USB ou insira o cartão na leitora antes de abrir o emissor
2. Acesse as configurações do emissor e clique em “Buscar certificados”
3. Selecione o certificado A3 identificado pelo CNPJ da empresa
4. Digite o PIN do token ou cartão na janela de autenticação
5. Execute o teste de assinatura para confirmar a comunicação com o dispositivo
6. Mantenha o token conectado durante todo o processo de emissão

O A3 exige que o dispositivo permaneça conectado durante a emissão, pois a assinatura é processada dentro do hardware. Se o token for removido no meio da transmissão, a nota é rejeitada e o processo precisa ser reiniciado. Para emissão em lote ou automática por ERP, o A1 é mais indicado, já que não depende de interação física contínua. Consulte como funciona a emissão de nota fiscal para entender o fluxo completo de autorização na SEFAZ.

Como instalar o Certificado Digital em sistemas de gestão e ERPs

Os sistemas de gestão empresarial (ERPs) centralizam a emissão fiscal e precisam acessar o certificado digital diretamente do repositório do sistema operacional. A instalação do A1 no Windows ou macOS já o torna visível para a maioria dos ERPs, mas alguns sistemas exigem o upload do arquivo .pfx diretamente em suas configurações. Nesses casos, o ERP armazena uma cópia do certificado em sua própria base, criptografada com a senha informada.

Para o A3, o ERP precisa de integração com o driver PKCS#11 do token, que permite assinar documentos sem extrair a chave privada do dispositivo. Nem todos os sistemas suportam A3 nativamente, especialmente os emissores web mais simples. Antes de contratar um ERP, confirme com o fornecedor se ele aceita o modelo de certificado que sua empresa possui — a troca posterior pode gerar custos adicionais e atrasos na emissão.

Instalando o certificado no Bling para emissão de NF-e

No Bling, o certificado é configurado no menu “Configurações > Certificado Digital”, onde o usuário escolhe entre A1 e A3. Para o A1, o sistema solicita o upload do arquivo .pfx e a senha correspondente, armazenando-os de forma criptografada. Para o A3, é necessário instalar o driver do token no computador e selecionar o certificado diretamente da lista de dispositivos conectados.

Após a configuração, o Bling disponibiliza uma função de teste que emite uma nota em homologação para validar a assinatura. O certificado fica vinculado à conta do Bling e é usado automaticamente em todas as notas emitidas pela plataforma, sem necessidade de seleção manual a cada operação. A renovação exige repetir o processo com o novo arquivo ou token atualizado.

Configurando o certificado em outros sistemas de gestão (ERP)

• Tiny ERP: aceita A1 via upload do .pfx e A3 via driver do token, com teste integrado
• Omie: configuração em “Fiscal > Certificado Digital”, com suporte a A1 e A3
• ContaAzul: exige A1 para emissão automática; A3 requer emissão manual pelo portal
• Nibo: integra com certificados A1 e A3, com validação de validade em tempo real
• SAP Business One: usa repositório do Windows e suporta ambos os modelos

A regra geral é que sistemas desktop acessam o certificado pelo repositório nativo, enquanto plataformas web exigem upload do arquivo ou integração via componente instalado localmente. Para empresas que emitem notas em múltiplos sistemas simultaneamente, o A1 oferece maior compatibilidade, pois pode ser importado uma única vez e compartilhado entre aplicações. O suporte contábil da Instacont orienta cada cliente sobre a configuração mais adequada ao seu ERP.

Como acessar portais estaduais da Fazenda com Certificado Digital

Além da emissão de NF-e, o certificado digital é a chave de acesso a diversos portais das Secretarias Estaduais da Fazenda, onde o contribuinte consulta pendências, transmite declarações e regulariza sua situação fiscal. Cada estado possui seu próprio ambiente de autenticação, mas todos seguem o padrão de exigir o certificado ICP-Brasil para operações que envolvam dados sigilosos ou assinatura de documentos eletrônicos.

O navegador utilizado faz diferença no reconhecimento do certificado. O Internet Explorer foi descontinuado, mas muitos portais estaduais ainda possuem componentes legados que funcionam melhor no Edge em modo de compatibilidade ou no Firefox com configuração manual. Para evitar bloqueios, mantenha o navegador atualizado e verifique se o certificado aparece na lista ao acessar a área restrita do portal.

Acesso com certificado digital no portal Receita/PR

O portal Receita/PR, da Secretaria da Fazenda do Paraná, utiliza o certificado digital como forma primária de autenticação para serviços como consulta de débitos, transmissão de GIA e emissão de DAS. Ao acessar a área restrita, o sistema exibe uma janela de seleção de certificado, listando os A1 e A3 instalados no computador. Após a escolha, o usuário informa a senha (A1) ou o PIN (A3) e é direcionado ao painel do contribuinte.

Para empresas que acessam o portal com frequência, o A1 elimina a necessidade de manter o token conectado, agilizando a consulta diária. O portal também permite o cadastro de procuradores com certificados próprios, desde que a procuração eletrônica tenha sido registrada previamente. Em caso de falha no reconhecimento, limpe o cache do navegador e reinstale o certificado no repositório correto.

Configurando o certificado para acesso em outros portais estaduais

• SEFAZ-SP: usa o mesmo certificado do emissor, sem configuração adicional
• SEFAZ-MG: exige instalação do componente “Minas Legal” para A3
• SEFAZ-RJ: reconhece A1 e A3 nativamente no Chrome e Edge
• SEFAZ-RS: utiliza o portal e-CAC estadual com autenticação por certificado
• SEFAZ-BA: requer Java atualizado para leitura de certificados A3 em alguns módulos

Portais mais antigos podem exigir a instalação de componentes Java ou ActiveX, que não são mais suportados pelos navegadores modernos. Nesses casos, a solução é utilizar o modo de compatibilidade do Edge ou manter uma máquina dedicada com configuração legada. A tendência é que todos os estados migrem para autenticação via Gov.br, mas o certificado digital continuará sendo exigido para assinatura de documentos fiscais.

Erros mais comuns na instalação do Certificado Digital e como resolver

A maioria das falhas de instalação está relacionada a três fatores: repositório incorreto, driver desatualizado ou senha inválida. Identificar a origem do erro é o primeiro passo para a correção, pois cada causa exige um procedimento específico. Mensagens como “certificado não encontrado”, “não foi possível assinar” ou “senha incorreta” indicam problemas distintos que não devem ser tratados com a mesma solução.

Manter um backup do certificado A1 em local seguro evita a necessidade de reemissão em caso de falha grave no sistema. Para o A3, o bloqueio por excesso de tentativas de PIN só pode ser revertido com o PUK (Personal Unblocking Key), fornecido pela AC no momento da compra. Sem o PUK, o token precisa ser enviado para a autoridade certificadora para desbloqueio ou reemissão.

Certificado não reconhecido pelo sistema ou navegador

Quando o certificado não aparece na lista de seleção, o problema geralmente está no repositório onde ele foi importado. No Windows, certifique-se de que o certificado está na pasta “Pessoal” do usuário que está executando o emissor — instalar como administrador e usar como usuário comum gera incompatibilidade. No Firefox, verifique se o módulo de segurança do token está carregado e se o certificado foi importado para o perfil correto do navegador.

Outra causa comum é a instalação do certificado sem a chave privada associada. Isso ocorre quando o arquivo .pfx é corrompido ou quando a importação é feita apenas com o arquivo .cer, que contém somente a chave pública. O certificado aparece na lista, mas não consegue assinar documentos. A solução é reimportar o arquivo .pfx original com a senha correta e marcar a opção de incluir a chave privada.

Erro de senha ou PIN incorreto no token A3

O token A3 bloqueia automaticamente após três tentativas incorretas de PIN, por segurança. O desbloqueio exige o PUK, um código de 8 a 16 dígitos fornecido pela AC em documento separado. Ao inserir o PUK, o sistema solicita a definição de um novo PIN, que deve ter entre 4 e 8 caracteres numéricos na maioria dos dispositivos. Se o PUK também for inserido incorretamente por três vezes, o token é permanentemente bloqueado e o certificado precisa ser reemitido.

Para evitar o bloqueio, anote o PIN em local seguro e teste-o logo após receber o token, antes de precisar emitir uma nota com urgência. Alguns softwares de token permitem alterar o PIN para um número mais fácil de memorizar, mas evite sequências óbvias como “1234” ou datas de nascimento. Em caso de bloqueio total, o prazo para reemissão do certificado A3 é de 1 a 3 dias úteis, o que pode atrasar o faturamento da empresa.

Certificado expirado: como renovar e reinstalar

O certificado digital tem validade fixa de 1 ano (A1) ou 3 anos (A3) e não pode ser prorrogado. Ao expirar, a empresa precisa adquirir um novo certificado e repetir todo o processo de instalação e vinculação aos sistemas emissores. A renovação antecipada, iniciada 30 a 60 dias antes do vencimento, evita a interrupção das emissões fiscais e possíveis multas por atraso na entrega de obrigações acessórias.

O processo de renovação segue o mesmo fluxo da emissão inicial, incluindo validação de documentos e pagamento de nova taxa. Após receber o novo certificado, instale-o no computador e atualize a configuração em todos os sistemas que o utilizavam: emissor da SEFAZ, ERP, Bling e portais estaduais. O certificado antigo deve ser removido do repositório para evitar conflitos de seleção automática. Para entender os prazos envolvidos na rotina fiscal, confira qual o prazo para emissão de nota fiscal.

Perguntas Frequentes sobre Certificado Digital para Nota Fiscal

É obrigatório ter certificado digital para emitir nota fiscal eletrônica?

Sim, para a emissão de NF-e (modelo 55) e NFC-e (modelo 65), o certificado digital ICP-Brasil é obrigatório para empresas de todos os portes, exceto para o MEI que emite apenas nota avulsa pelo portal do Simples Nacional. O MEI que opta por emitir NF-e em sistema próprio também precisa de certificado digital, geralmente o e-CNPJ A1. A obrigatoriedade está prevista no Ajuste SINIEF 07/2005, que instituiu a NF-e em todo o território nacional.

Para emissão de NFS-e (nota fiscal de serviço), a exigência varia conforme o município: algumas prefeituras aceitam autenticação por login e senha, enquanto outras exigem certificado digital. Empresas que prestam serviços e vendem produtos precisam verificar a regra específica de cada ente federativo. O contador responsável pela empresa pode orientar sobre os casos em que o certificado é dispensável e os riscos de operar sem ele.

Empresas que emitem apenas CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) também estão sujeitas à exigência do certificado digital, independentemente do volume de operações. A ausência do certificado impede a transmissão de qualquer documento fiscal eletrônico, o que pode gerar autuação por omissão de receita e impedir a emissão de notas para clientes que exigem documento fiscal. Para o MEI que ainda não sabe se precisa emitir nota, veja como fazer emissão de nota fiscal MEI e as regras aplicáveis.