Como gerar guia de recolhimento do FGTS?

Gerar o guia de recolhimento do FGTS é uma obrigação que todo empregador precisa cumprir, mas muitos empreendedores ainda enfrentam dúvidas sobre como fazer isso corretamente. O processo envolve cálculos específicos, prazos definidos pela legislação e submissão ao sistema da Caixa Econômica Federal — detalhes que, quando negligenciados, podem resultar em multas e problemas com a fiscalização. A boa notícia é que, com as ferramentas certas e orientação adequada, gerar esse guia se torna uma tarefa simples e rápida.

Se você é microempreendedor ou dono de uma pequena empresa, provavelmente já enfrentou a confusão de prazos, alíquotas e documentação do FGTS. É justamente por isso que a maioria dos empreendedores busca simplificar essa rotina — afinal, o tempo gasto com burocracias contábeis é tempo que não está sendo investido no crescimento do negócio. Neste guia, você vai entender exatamente quais são os passos para gerar o guia de recolhimento do FGTS, evitar erros comuns e manter sua empresa em dia com as obrigações legais.

O Que É a Guia de Recolhimento do FGTS e Para Que Serve

A guia de recolhimento do FGTS é o documento utilizado pelo empregador para depositar, na conta vinculada do trabalhador, os valores referentes ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Trata-se de uma obrigação legal prevista na Lei nº 8.036/1990, que se aplica a empresas de todos os portes com funcionários contratados sob o regime CLT, incluindo empregadores domésticos. Se você quer entender melhor o que é a guia de recolhimento do FGTS em detalhes conceituais, vale conferir o conteúdo específico sobre o tema.

Na prática, o FGTS corresponde a 8% da remuneração bruta do empregado (ou 2% no caso de jovem aprendiz), depositados mensalmente pelo empregador. Esse fundo funciona como uma reserva financeira do trabalhador, que pode ser sacada em situações específicas: demissão sem justa causa, aposentadoria, compra de imóvel, doenças graves, entre outras. Para o empregador, a guia é o instrumento que formaliza e comprova esse depósito junto à Caixa Econômica Federal e ao governo federal.

Além do recolhimento mensal, existem situações que exigem guias específicas — como no caso de rescisão de contrato de trabalho. Cada modalidade tem seu próprio sistema de geração, prazo e base de cálculo. Compreender essas diferenças é fundamental para evitar autuações fiscais e garantir os direitos dos seus colaboradores.

Tipos de Guia de Recolhimento do FGTS: Qual Você Precisa Emitir

GRF – Guia de Recolhimento do FGTS (Mensal)

A GRF é a guia tradicional de recolhimento mensal do FGTS. Historicamente, era gerada pelo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), integrado ao canal Conectividade Social da Caixa. Com a chegada do FGTS Digital, esse modelo está sendo progressivamente substituído, mas ainda é utilizado por empregadores que ainda não concluíram a migração para o novo sistema.

GRRF – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS

A GRRF é emitida exclusivamente para recolhimentos vinculados à rescisão de contrato de trabalho. Ela contempla os depósitos do mês da rescisão e, quando aplicável, a multa de 40% sobre o saldo do FGTS nos casos de demissão sem justa causa. Sua emissão é feita diretamente no site da Caixa Econômica Federal, em sistema separado do FGTS Digital.

Guia pelo FGTS Digital (novo sistema obrigatório)

O FGTS Digital é o sistema lançado pelo governo federal que unifica a apuração, declaração e pagamento do FGTS em uma única plataforma digital. Tornou-se obrigatório para empresas com CNPJ a partir de março de 2024 e substituiu o SEFIP para o recolhimento mensal. O documento gerado nesse sistema não é mais chamado de GRF, mas sim DAE (Documento de Arrecadação do eSocial), que pode ser pago em qualquer banco autorizado. A integração com o eSocial é total: os dados dos trabalhadores já estão pré-carregados com base nas informações enviadas pelo empregador ao ambiente digital.

Como Gerar a Guia de Recolhimento do FGTS pelo FGTS Digital (Passo a Passo)

Pré-requisitos: Acesso ao Portal FGTS Digital e Conta Gov.br

Antes de gerar qualquer guia pelo FGTS Digital, o empregador precisa ter:

• Conta Gov.br com nível de segurança Prata ou Ouro (verificação de identidade concluída);
• CNPJ ativo e regularmente cadastrado no eSocial;
• Eventos de folha de pagamento (S-1200, S-1210, S-2299, entre outros) transmitidos e sem pendências no eSocial para a competência desejada;
• Acesso ao portal: fgtsdigital.sistema.gov.br.

Se o contador da empresa possui procuração eletrônica cadastrada no eSocial, ele também pode acessar o sistema em nome do empregador. Esse é o modelo mais utilizado por escritórios de contabilidade que gerenciam múltiplos clientes.

Passo 1 – Acesse o Portal FGTS Digital (fgtsdigital.sistema.gov.br)

Entre no endereço fgtsdigital.sistema.gov.br e clique em “Entrar com Gov.br”. Faça login com seu CPF e senha. Após a autenticação, você será direcionado ao painel principal do sistema, onde aparecerão os CNPJs vinculados à sua conta ou à procuração eletrônica ativa. Selecione o CNPJ da empresa para a qual deseja gerar a guia.

Passo 2 – Selecione a Competência e os Trabalhadores

No painel da empresa, acesse o menu “Recolhimento” e depois “Débitos”. O sistema listará automaticamente as competências com valores apurados com base nos eventos do eSocial. Selecione a competência (mês/ano) desejada. Os trabalhadores e seus respectivos valores já estarão pré-calculados. Você pode visualizar o detalhamento por funcionário antes de prosseguir para o pagamento.

Passo 3 – Calcule os Valores e Gere o Documento de Arrecadação (DAE)

Após conferir os valores, clique em “Gerar DAE”. O sistema consolidará os débitos selecionados e emitirá o Documento de Arrecadação do eSocial com código de barras, valor total e data de vencimento. O DAE pode ser salvo em PDF para pagamento posterior ou pago imediatamente via PIX, boleto bancário ou débito em conta em bancos conveniados.

Passo 4 – Realize o Pagamento e Confirme o Recolhimento

Efetue o pagamento do DAE dentro do prazo de vencimento indicado no documento. Após a compensação bancária (geralmente em até 2 dias úteis), o sistema do FGTS Digital atualizará automaticamente o status do recolhimento para “Pago”. Guarde o comprovante de pagamento como parte da documentação trabalhista da empresa — ele pode ser exigido em auditorias e processos trabalhistas.

Como Gerar a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) pela CAIXA

Quando a GRRF É Obrigatória

A GRRF deve ser emitida sempre que houver rescisão de contrato de trabalho, independentemente do motivo. Isso inclui:

• Demissão sem justa causa (com multa de 40% sobre o saldo do FGTS);
• Rescisão por acordo entre empregado e empregador (multa de 20%);
• Pedido de demissão pelo empregado (sem multa, mas com depósito dos dias trabalhados no mês);
• Término de contrato por prazo determinado;
• Demissão por justa causa (sem multa, mas com depósito dos dias trabalhados).

O prazo para pagamento da GRRF é de 10 dias corridos após a data do desligamento, contados a partir do dia seguinte à rescisão.

Passo a Passo para Emitir a GRRF no Site da CAIXA

1. Acesse o portal caixa.gov.br e navegue até a área “Empresas” → “FGTS” → “GRRF”;
2. Clique em “Emitir GRRF” e informe o CNPJ da empresa e o NIS (PIS/PASEP) do trabalhador;
3. Preencha as informações da rescisão: data de admissão, data de desligamento, motivo da rescisão e remuneração do mês;
4. O sistema calculará automaticamente o valor do FGTS a recolher e a multa rescisória, se aplicável;
5. Confirme os dados e gere a guia em PDF com código de barras para pagamento em qualquer banco.

Atenção: o recolhimento da GRRF é separado do recolhimento mensal feito pelo FGTS Digital. Mesmo que a empresa já use o novo sistema, a GRRF rescisória ainda pode ser gerada pelo portal da Caixa para rescisões ocorridas durante o período de transição.

Como Gerar a GRF pelo SEFIP (Sistema Legado – Empresas Ainda Não Migradas)

O Que É o SEFIP e Quando Ainda É Utilizado

O SEFIP é o sistema legado da Caixa Econômica Federal utilizado para declarar e recolher o FGTS antes da implementação do FGTS Digital. Com a obrigatoriedade do novo sistema a partir de março de 2024 para empregadores com CNPJ, o SEFIP tornou-se obsoleto para a grande maioria das empresas. No entanto, ele ainda pode ser necessário para:

• Retificações de competências anteriores a março de 2024;
• Empregadores domésticos pessoa física que ainda não utilizam o eSocial Doméstico;
• Situações específicas de recolhimento em atraso de períodos anteriores.

Passo a Passo para Gerar a GRF pelo SEFIP/Conectividade Social

1. Baixe e instale o programa SEFIP disponível no site da Caixa (versão mais recente);
2. Abra o programa e selecione a opção “Remessa” para criar um novo arquivo de recolhimento;
3. Preencha os dados da empresa (CNPJ, FPAS, código de terceiros) e dos trabalhadores (NIS, remuneração, categoria);
4. Selecione a competência e o código de recolhimento adequado (115 para recolhimento normal, por exemplo);
5. Transmita o arquivo via Conectividade Social (certificado digital necessário) ou gere a GRF diretamente para impressão;
6. Pague a GRF gerada em qualquer agência da Caixa ou banco conveniado.

Para empresas que já migraram para o FGTS Digital, o SEFIP não deve ser usado para competências correntes. O uso indevido pode gerar duplicidade de recolhimento e complicações na conta vinculada do trabalhador.

Prazos de Recolhimento do FGTS: Datas que Você Não Pode Perder

Prazo para Recolhimento Mensal

O recolhimento mensal do FGTS deve ser realizado até o dia 20 de cada mês subsequente à competência. Ou seja, o FGTS referente à folha de janeiro deve ser pago até o dia 20 de fevereiro. Se o dia 20 cair em fim de semana ou feriado, o vencimento é antecipado para o último dia útil anterior. No FGTS Digital, o DAE já é emitido com a data de vencimento correta calculada automaticamente.

Prazo para Recolhimento Rescisório

O recolhimento rescisório (GRRF) deve ser feito em até 10 dias corridos após a data de demissão. Esse prazo é contado a partir do dia seguinte ao desligamento e não admite prorrogação. O descumprimento desse prazo gera multa e juros sobre o valor devido, além de expor a empresa a ações trabalhistas.

Multas e Penalidades por Atraso no Recolhimento do FGTS

O atraso no recolhimento do FGTS gera encargos automáticos que podem comprometer significativamente o fluxo de caixa da empresa. As penalidades incluem:

• Atualização monetária pelo INPC (Índice Nacional de Preços ao Consumidor);
• Juros de mora de 0,5% ao mês sobre o valor corrigido;
• Multa de mora de 10% sobre o valor atualizado (dobrada para 20% em caso de reincidência);
• Autuação fiscal pela Auditoria-Fiscal do Trabalho, com multas administrativas que variam conforme o número de empregados prejudicados e o histórico da empresa.

Além das penalidades financeiras, a empresa com FGTS em atraso pode ter dificuldades para obter certidões negativas de débito, participar de licitações públicas e acessar linhas de crédito. Em casos graves, os sócios podem responder pessoalmente pelos valores não recolhidos.

Recolhimento do FGTS para Empregado Doméstico: Como Gerar a Guia

O empregador doméstico pessoa física recolhe o FGTS do trabalhador doméstico por meio do eSocial Doméstico, plataforma específica disponível em esocial.gov.br/doméstico. O sistema gera automaticamente o DAE mensal com todos os encargos do empregado doméstico consolidados: FGTS, INSS do empregado, INSS do empregador, seguro de acidente de trabalho e imposto de renda retido na fonte (quando aplicável).

O prazo de recolhimento é o mesmo das demais categorias: até o dia 7 de cada mês (ou dia útil anterior, se cair em fim de semana ou feriado). Diferente das empresas com CNPJ, o empregador doméstico não usa o FGTS Digital — o eSocial Doméstico é o canal exclusivo para esse vínculo.

Depósito Judicial do FGTS: Como Gerar a Guia para Ações Trabalhistas

Quando o Depósito Judicial É Necessário

O depósito judicial do FGTS ocorre quando há uma ação trabalhista em andamento e o juiz determina que o empregador deposite os valores de FGTS discutidos no processo diretamente em juízo, em vez de na conta vinculada do trabalhador. Essa modalidade é comum em disputas sobre verbas rescisórias, reconhecimento de vínculo empregatício ou contestação de valores de FGTS não recolhidos. Para entender melhor como funciona esse tipo de documento, você pode consultar o conteúdo sobre o que significa juntada de guia de recolhimento.

Como Gerar o ID de Depósito Judicial pela CAIXA

1. Acesse o site da Caixa Econômica Federal e localize a área de Depósito Judicial de FGTS;
2. Informe o número do processo trabalhista, o CNPJ da empresa e o NIS do trabalhador envolvido;
3. O sistema gerará um ID de Depósito Judicial único para o processo;
4. Com esse ID, o empregador pode realizar o depósito em qualquer agência da Caixa ou pelo internet banking;
5. O comprovante do depósito deve ser apresentado ao juízo como prova de cumprimento da determinação judicial.

É importante que o depósito judicial seja feito exatamente no valor determinado pelo juiz, dentro do prazo estipulado na decisão. O descumprimento pode resultar em bloqueio de contas e penhora de bens da empresa.

Perguntas Frequentes (FAQ)

O FGTS Digital substituiu completamente o SEFIP e a GRF?

Para empresas com CNPJ, sim — a partir de março de 2024, o FGTS Digital é o sistema obrigatório para apuração e recolhimento mensal do FGTS. O SEFIP e a GRF tradicional foram descontinuados para competências correntes. No entanto, o SEFIP ainda pode ser necessário para retificações de períodos anteriores a essa data. A GRRF rescisória, por sua vez, segue sendo emitida pelo portal da Caixa Econômica Federal de forma independente.

Como gerar a guia de recolhimento do FGTS sem CNPJ (trabalhador autônomo ou empregador doméstico pessoa física)?

Trabalhadores autônomos não têm obrigação de recolher FGTS — esse encargo é exclusivo do empregador. Já o empregador doméstico pessoa física (sem CNPJ) utiliza o eSocial Doméstico para gerar o DAE mensal, que consolida FGTS e demais encargos em um único boleto. Não é necessário ter CNPJ para acessar o eSocial Doméstico — basta o CPF do empregador e o NIS do trabalhador doméstico cadastrados na plataforma.

Manter o FGTS em dia é uma das obrigações trabalhistas mais importantes para qualquer empregador. Se a sua empresa tem dificuldades para acompanhar os prazos, gerar as guias corretamente ou transmitir os eventos no eSocial, contar com o suporte de uma contabilidade especializada pode evitar multas e complicações jurídicas. Da mesma forma que existem guias específicas para cada tributo — como você pode ver ao entender o que é guia de recolhimento de taxa ou como funciona a guia de recolhimento do INSS — o FGTS também exige atenção às particularidades de cada modalidade para que o recolhimento seja feito corretamente.